Erneuerung Prozesse Asylkoordination

Der Kanton Zürich wendet für die Aufnahme und Betreuung von Personen aus dem Asylbereich ein Zweiphasensystem an. In einer ersten Phase werden die dem Kanton Zürich zugewiesenen Personen in Kollektivunterkünften des Kantons (Durchgangszentren, DZ) untergebracht. Nach durchschnittlich vier bis sechs Monaten erfolgt die Verteilung auf die Gemeinden und Städte gemäss einer von der Sicherheitsdirektion festgelegten Aufnahmequote, die sich an der Einwohnerzahl orientiert.

Der Kanton führt für das Asylwesen ein Fallführungssystem (Tutoris). Darin werden alle Personen aus dem Asylbereich geführt. Die Personen werden innerhalb des Tutoris einer Platzierungsstelle zugewiesen. Die Meldung der Platzierung an das zuständige DZ sowie Belegungsmeldungen, Änderungen und Ergänzungen von Stammdaten mittels Mutationsmeldungen (z.B. Zentrumswechsel, Geburt etc.) oder Reportings erfolgen heute manuell. Auch die Meldung der Zuweisung an die Gemeinden/Städte wird per E-Mail gemacht. Mutationsmeldungen der Gemeinde/Stadt werden per Formular gemeldet und manuell im Tutoris nachgeführt.

Über eine XML-Schnittstelle reichen Gemeinden/Städte und die Betreiber/innen der Asylunterkünfte quartalsweise eine Abrechnung ein, welche die Grundlage für die Kostenbeteiligung des Kantons bildet. Die Abrechnung erfolgt auf Personenebene mit einer Tagespauschale. Aufgrund von weiteren Vorgaben im Abrechnungsprozess (Arztkosten, Krankenkassenkosten, Abzüge bei finanzieller Unabhängigkeit) ist die Kontrolle sehr zeitaufwändig und manuell.

Die Prozesse im Bereich der Asylkoordination sind veraltet, basieren weitestgehend auf manuellen Prozessschritten und finden zu Teilen auf Papier statt. Zudem fehlt ein einheitliches Datenmodell mit entsprechenden automatisierten Schnittstellen zwischen den Stakeholdern.

Mit dem Projekt «Erneuerung Prozesse Asylkoordination» werden die Prozesse in diesem Bereich grundlegend überarbeitet mit dem Ziel, diese künftig digital abzuwickeln.

Die 160 Zürcher Gemeinden und Städte konnten als wichtigste Anspruchsgruppe des Fachbereichs Asylkoordination identifiziert werden. Um die Anforderungen der Gemeinden/Städte im neuen Zielsystem einzubringen, wird eine End-to-End Prozesssicht (IST und SOLL) erarbeitet.

Um eine Harmonisierung der Systeme innerhalb des Sozialamts zu erreichen und Synergien zu nutzen, erfolgt zudem der Vergleich mit anderen, zurzeit im Sozialamt laufenden Projekten mit dem Ziel, dies Prozesse der Asylkoordination möglichst im gleichen Zielsystem abzulösen.

Das Projekt «Erneuerung Prozesse Asylkoordination» befindet sich zurzeit in der Initialisierungsphase. Die Schlüsselaufgaben zur Erfassung der IST- und SOLL-Prozesse sowie die Ausarbeitung der Lösungsvarianten soll bis Ende Q4 2024 abgeschlossen sein.