Internes Kontrollsystem (IKS) Gemeinden/Städte

Eine IKS-Software (Internes Kontrollsystem-Software) ist ein computergestütztes Tool, das Unternehmen und Organisationen dabei unterstützt, ihre internen Kontrollprozesse zu planen, zu dokumentieren, zu implementieren und zu überwachen. Diese Software kann verschiedene Funktionen umfassen, wie zum Beispiel die Erfassung und Analyse von Risiken, die Definition und Überwachung von Kontrollmassnahmen, die Durchführung von Audits und Prüfungen sowie die Berichterstattung über Compliance und Abweichungen. Insgesamt zielt eine IKS-Software darauf ab, die Effizienz, Wirksamkeit und Transparenz der internen Kontrollsysteme zu verbessern und Organisationen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu unterstützen. Auch ein Risikomanagement mit Erfassung entsprechenden Massnahmen zu den Risiken kann Teil der Software sein.

In vielen Gemeinden und Städte besteht das IKS aus verschiedenen Word- und Excel-Dateien. Bei der Dateneingabe können einfach Fehler passieren, was die Bewirtschaftung des Internen Kontrollsystems erschwert.

Aus diesem Grund wurde bei egovpartner die Projektidee eingereicht, eine Software zu evaluieren und/oder weiterzuentwickeln, welche die Gemeinden und Städte bei der Umsetzung im Alltag unterstützen kann.

Zusammen mit den Pilotgemeinden Embrach und Meilen hat die Geschäftsstelle egovpartner die Ausschreibung eines Rahmenvertrages durchgeführt. Der Zuschlag an die Firma SwissGRC wurde am 15. November 2024 publiziert und zurzeit findet die Vertragsunterzeichnung statt.

Im Dezember 2024 starten wir mit dem Umsetzung-Projekt für die Pilotgemeinden Embrach und Meilen. Mit der Einführung der Software in den Pilotgemeinden werden für die weiteren Gemeinden und Städte, die sich dem Rahmenvertrag anschliessen möchten, Templates für das IKS erstellt. Ebenso wird bei der Anbieterin das technische Setup vorbereitet, damit alle Gemeinde und Städte-Mandanten in einer sogenannten «Private Cloud» gesichert sind.

Ab Q2 2025 können die Quorumsgemeinden die Software inkl. Templates nach Unterzeichnung des Einzelvertrages beziehen.

Das Projekt hat zum Ziel, eine Software zu evaluieren oder weiterzuentwickeln, welche den Gemeinden und Städte im Bereich des Internen Kontrollsystems eine Unterstützung ist.

Umsetzung